بهبود کارایی و بهره وری کمک می کند تا با تقاضای مشتری مطابقت داشته باشید، یک تجربه عالی به مشتری ارائه دهید و در فضای رقابتی باقی بمانید.

با این حال، بسیاری از شرکت ها تمایلی به استفاده از فناوری برای بهینه سازی فرآیندهای روزمره ندارند. این بی میلی، اغلب ریشه در ترس از تغییر و عدم اطمینان و عدم درک مزایایی دارد که فناوری می تواند به همراه داشته باشد.

خوشبختانه، اتوماسیون اداری تا جایی تکامل یافته است که مفیدترین سیستم ها به طور یکپارچه با ابزارهای موجود ادغام می شوند.

اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری شامل نرم‌ افزار و سیستم‌ های کامپیوتری برای جمع‌آوری، ذخیره، اصلاح، انتقال و استفاده از اطلاعات مشترک برای خودکار سازی وظایف دستی است. این یک روش کارآمد برای مدیریت و اشتراک گذاری داده ها می باشد.

اتوماسیون اداری دخالت انسان در مدیریت داده ها را کاهش می دهد، خطر خطای انسانی را از بین می برد و بسیاری از فرآیند های حیاتی را در به صورت کامپیوتری انجام می دهد.

در اینجا چند راه برای رفع نیازهای محل کار مدرن آورده شده است.

• ذخیره سازی اطلاعات: اطلاعات را در فایل ها، اسناد، تصاویر، صفحات اکسل و فرم ها ثبت می کند.
• تبادل اطلاعات در لحظه: به اشتراک گذاری گزارش ها بین کارمندان و مشتریان کمک می کند و تبادل ایمیل آسان را تسهیل می کند.
• مدیریت داده: از مدیریت داده های بلند مدت و کوتاه مدت، از جمله مدیریت موجودی، برنامه ریزی مالی و مدیریت بازاریابی پشتیبانی می کند.

برای برخورداری از تمامی مزایای اتوماسیون اداری، باید یک سیستم حرفه ای در سازمان خود اجرا کنید. نرم افزار اتوماسیون اداری شماران ، می تواند تمامی نیاز های شما را با توجه به کسب و کارتان مهیا کند.

مزایای اتوماسیون اداری

خودکارسازی کارهای تکراری و دستی خطاها را کاهش می دهد، در وقت کارکنان صرفه جویی می کند و از فرسودگی شغلی جلوگیری می کند. اتوماسیون اداری کارآمد، فرآیندها را ساده می کند و نتایج کلی بهتری ایجاد می کند. صرفه جویی در زمان همچنین به معنای صرفه جویی در هزینه است زیرا کارمندان می توانند زمان خود را به وظایف با ارزش تر و سخت تری اختصاص بدهند.

اتوماسیون اداری باعث می شود کارمندان از فناوری آگاه باشند، ارتباطات مشتری را ساده کرده و کار تیمی را تقویت می کند. در ادامه، به برخی از مزایای اصلی اتوماسیون اداری را مورد بررسی قرار داده ایم:

زمان بیشتری برای فعالیت های اصلی ایجاد می کند

کار با ارزش به رشد کارکنان کمک می کند و مهارت های بهتر را ارتقا می دهد. زمانی که کارمندان وقت داشته باشند تا روی کارهای چالش برانگیز تمرکز کنند، کارشان با ارزش تر به نظر می رسد. این فرایند همچنین به رهبران امکان می دهد تا نقاط قوت کارمندان را بشناسند و به رشد موثرتر آنها کمک کنند.

شما با تمرکز بر کار با کیفیت به جای صرف تمام وقت خود برای مدیریت داده هایی که فناوری به راحتی می تواند آن ها را مدیریت کند، از مزایای مالی قابل توجهی بهره مند می شوید.

ارتباطات را ساده می کند

ارتباطات خودکار در تیم ها باعث افزایش کارایی در سراسر کسب و کار می شود. فناوری های عصر جدید مانند یادگیری ماشینی، هوش مصنوعی و پردازش زبان طبیعی می توانند به راحتی ارتباطات داخلی شما را ساده کنند.

فرض کنید تیم شما هر روز به صدها ایمیل پاسخ می دهد. می‌ توانید از نرم‌ افزار مدیریت ایمیل برای مدیریت آسان ارتباطات تکراری استفاده کنید، بنابراین تیم شما زمان کمتری را برای کارهای تکراری و زمان بیشتری را برای برقراری ارتباط مؤثر صرف می‌کند.

ارتباطات شفاف، منجر به مدیریت بهتر محصول، بهبود همکاری تیمی و پیگیری موثرتر پیشرفت به سمت اهداف شرکت می شود.

به مدیریت داده ها کمک می کند

پاکسازی داده‌ها برای سازمان‌ هایی که برای هدایت عملیات روزمره به اطلاعات تکیه می‌کنند، اولویت اصلی است. پاکسازی داده ها، مجموعه داده ها را برای شناسایی خطاها یا مشکلات ارزیابی می کند.

محتوای ناقص، دارای برچسب نادرست، خراب یا تکراری می‌تواند مجموعه داده‌های شرکت را ویران کند. ابزارهای اتوماسیون اداری به جای تکیه بر انسان ها برای شناسایی و حذف داده های مشکل ساز، می توانند وظیفه ارزیابی دوره ای داده های ذخیره شده سازمان شما را بر عهده بگیرند.

البته که وظیفه اتوماسیون اداری به همین جا ختم نمی شود. اتوماسیون اداری علاوه بر خودکار سازی کارهای روزمره، امنیت داده ها را نیز تضمین می کند. ایمن سازی داده ها نیاز به کار دستی و هماهنگی بین بخش ها دارد.

سیستم‌های خودکار برای ذخیره و محافظت از داده‌ های ارزشمند سازمان می‌توانند به کاهش فشار بر تیم‌های فناوری اطلاعات کمک کنند و در عین حال خطر خطای انسانی را کاهش دهند.

از آنجایی که یک سیستم ذخیره سازی داده 24/7 کار می کند، می توانید از آن برای ایمن نگه داشتن داده های خود و عملکرد روان سیستم ها استفاده کنید.

افزایش راندمان و صرفه جویی در هزینه ها

خطا های کمتر به معنای زمان کمتری برای شناسایی و اصلاح آنها است. کارهای وقت گیر و تکراری را می توان به راحتی خودکار کرد و در هزینه ها صرفه جویی به عمل آورد.

نرم افزارها و ابزارهای اتوماسیون اداری معمولاً ارزان تر از نیروی انسانی هستند و مزایای مالی مختلفی به همراه دارند. در صورت استفاده از این سیستم ها در بازه زمانی کوتاه تری کارهای بیشتری انجام می دهید و حاشیه سود خود شما افزایش پیدا خواهد کرد.

چه بخش هایی می توانند از اتوماسیون اداری استفاده کند؟

اتوماسیون اداری، برای برخی بخش های عملکرد بهتری دارد. بخش‌های خدمات مشتری، تولید محتوا، بازاریابی و ورود داده‌ ها به راحتی می‌توانند وظایف خسته‌ کننده اما حیاتی را با استفاده از فناوری جلو ببرند. برخی از این بخش ها را در ادامه با جزئیات بررسی کرده ایم:

خدمات مشتری

بخش خدمات مشتری به دلیل انتظارات مشتری برای خدمات 24 ساعته، عموما استرس بیشتری را تجربه می کند. در حالی که تعامل انسانی همیشه حیاتی خواهد بود، اتوماسیون می‌تواند بسیاری از وظایف روتین را انجام دهد و نیروی کار بخش خدمات مشتری را آزاد کند تا روی درخواست‌ های مهم‌ تر تمرکز کنند.

فناوری‌های خودکار مانند هوش مصنوعی محاوره‌ای به پاسخگویی به سؤالات اولیه مشتری کمک می‌کنند و پشتیبانی ارزشمندی را برای تیم‌ های خدمات مشتری شلوغ ارائه می‌دهند.

هوش مصنوعی محاوره‌ای الگوهای متن و گفتار را تشخیص می‌دهد، نیاز را پیش‌ بینی می‌کند و با اسکریپت‌ های خودکار طراحی‌ شده برای انطباق با سناریوهای روزمره، پاسخ مناسب به نیاز های کاربرد ارائه می کند. بسیاری از پلتفرم‌ های هوش مصنوعی تعاملاتی شبیه انسان ایجاد می‌کنند تا نیازهای مشتری را در زمان واقعی برآورده کنند.

همچنین می توانید با اتوماسیون اداری در مورد نیازها و ترجیحات مشتری، اطلاعات بیشتری کسب کنید. مشاهده و ثبت الگوهای خرید و جمع‌ آوری بازخورد از نظرسنجی‌ها، دو راهی هستند که فناوری می‌تواند به کسب و کار شما کمک کند تا اطلاعات مورد نیاز خود را برای توسعه بازاریابی و برنامه‌ ریزی برای آینده، انجام دهید. حتی می توانید با استفاده از داده های مربوط به عادات خرید مشتریان، پیشنهادات به موقع ارسال کنید.

تولید محتوا

هوش مصنوعی برنامه‌ های نرم‌ افزاری را قادر می‌سازد تا محتوا تولید کنند، از جمله کپی رسانه‌های اجتماعی، صفحات فرود، فهرست محصولات، ایمیل‌ها، کتاب‌ های الکترونیکی و پست‌ های وبلاگ، می توانند برخی از این محتوا ها را تشکیل دهند. در حالی که این روشی عالی برای تولید حجم زیادی از محتوا بدون پرداخت پول به کارمندان یا فریلنسرها برای انجام این وظیفه بی پایان است، تولید محتوای هوش مصنوعی هنوز به اندازه کافی پیشرفت نکرده تا به طور کامل جایگزین نیروی انسانی شود.

همچنین نظرات در مورد اینکه آیا هوش مصنوعی می تواند به طور قابل اعتماد، محتوای باکیفیت تولید کند متفاوت است، ابزارهای اتوماسیون اداری می توانند برخی از وظایف ساده تر ایجاد محتوا را بر عهده بگیرند. به عنوان مثال، هوش مصنوعی می تواند به راحتی و به سرعت محتوای ایجاد شده توسط انسان و هوش مصنوعی را تصحیح کند.

بسیاری از شرکت‌ ها در حال حاضر برای شناسایی و حذف سرقت ادبی برای جلوگیری از جریمه های گوگل و بهینه‌ سازی محتوای خود برای موتورهای جستجو، به هوش مصنوعی متکی هستند. هوش مصنوعی می تواند به کسب و کار شما کمک کند تا خلاقیت بیشتری در محتوا داشته باشید و کمک های دیگری به نویسنده بکند. می‌تواند کارهای خسته‌ کننده یا پیش پا افتاده دیگری مانند بررسی استنادها و منابع برای قالب‌ بندی صحیح انجام دهد.

بازاریابی چند سطحی

بسیاری از مشاغل بازاریابی چند سطحی (MLM) از ابزارهای هوش مصنوعی برای ساده‌ سازی و بهبود وظایف و فرایندهای کلیدی استفاده می‌کنند.

به عنوان مثال، برای انجام تجزیه و تحلیل رقابتی و درک موقعیت یک کسب و کار در بازار، هوش مصنوعی می‌تواند رفتار مشتری را بر اساس جمعیت‌ شناسی خاص جمع‌ آوری کند و به‌ طور فعال بر علاقه‌ مندی‌ ها و نارضایتی ها نظارت کند. این داده ها شما را قادر می سازد تا یک گروه هدف را شناسایی کرده و پیشنهادات شخصی متناسب با نیازهای منحصر به فرد مشتری ایجاد کنید.

پس از توسعه یک برنامه بازاریابی، می توانید نتایج را برای نرخ تبدیل بیشتر آزمایش کنید و این مجموعه داده ها را در ابتکارات بازاریابی آینده اعمال کنید. اجرای کمپین های رسانه های اجتماعی هدفمند برای گسترش فیس بوک، توییتر، اینستاگرام یا تیک تاک یک شرکت، روشی محبوب برای ایجاد کسب و کار MLM است.

هوش مصنوعی می تواند با استفاده از تجزیه و تحلیل احساسات برای ایجاد مکالمات اجتماعی که توسط چت بات آغاز شده و محصولات خاصی را تبلیغ می کنند، کمک کند.

هوش مصنوعی می تواند به سرعت اطلاعات را از مجموعه داده ها استخراج کند تا روند های آینده را شناسایی کند و به یک شرکت MLM کمک کند تا از تقاضای مشتری جلوتر بماند.

ورود داده ها (Data entry)

ورود خودکار داده ها فرایند را برای بسیاری از سازمان ها ساده کرده است. تیم های کوچک نمی توانند حجم زیادی از داده ها را در زمان کم مدیریت کنند.

جمع آوری داده های هوشمند، داده ها را از منابع مختلف مکان یابی و جمع آوری می کند و آنها را به فرمت های ساختار یافته برای پردازش خودکار تبدیل می کند. به عنوان مثال، ابزار جمع آوری داده ها می توانند شماره فاکتورها را از منابع داده های مختلف شناسایی کنند.

مدیران ورود داده ها می توانند داده های استخراج شده را مستقیماً به صفحات اکسل ارسال کنند و زمان لازم برای یافتن، کپی و سازماندهی اطلاعات مهم را کاهش دهند. هوش مصنوعی به سرعت داده های استخراج شده را با اطلاعات سایر سیستم ها تایید می کند.

استخراج داده‌های مبتنی بر هوش مصنوعی خطر خطاهای وارد کردن دستی داده‌ها را به حداقل می‌رساند و نیاز به دخالت انسان را کاهش می‌دهد. هوش مصنوعی کاراکترها و الگوهای محتوا را برای شناسایی خطاها یا استخراج داده های مناسب تشخیص می دهد.

عملیات اداری عمومی

کارهای اداری عمومی، خسته کننده هستند اما برای نتیجه در یک شرکت بسیار مهم می باشند. جمع‌ آوری و سازماندهی اطلاعات، مدیریت تقویم‌ها، خودکار سازی، کاغذ بازی و استفاده از صورت‌ حساب ایمن، همگی می‌توانند با نرم‌ افزار های اتوماسیون اداری، خودکار شوند. هنگامی که کارکنان شما برای استفاده موثر از ابزارها آموزش ببینند، می توانند به سرعت بسیاری از تنگناهای تجاری را شناسایی و از بین ببرند.

چگونه تیم خود را برای اتوماسیون اداری آماده کنیم؟

معرفی فناوری به بخش‌های خاص می‌تواند شامل یک منحنی یادگیری شیب‌ دار باشد. آموزش کافی در زمینه پذیرش راهکارهای دیجیتال به کارمندان کمک می کند تا با فناوری مورد استفاده خود مهارت پیدا کنند.

بسیاری از ابزارهای اتوماسیون در بازار جدید هستند و پلتفرم‌های اختصاصی دارای ویژگی‌ها و الزامات خاصی هستند که یادگیری و پیاده‌ سازی آنها زمان بر است. وقتی نیروی کار شما بفهمد که سیستم ها، چگونه آنها را از کارهای روزمره و تکراری خلاص می کند، خطاهای انسانی را حذف می کند و بازیابی داده ها را آسان تر می کند، احتمال بیشتری دارد که از اتوماسیون استقبال کنند.

هنگام اتخاذ اتوماسیون اداری، ارتباطات باز ضروری است. به تیم خود اطمینان دهید که آموزش مناسبی دریافت خواهند کرد، زمان کافی برای تطبیق خواهند داشت و موقعیت شغلی آنها، ایمن است. از برقراری ارتباط بیش از حد برای رفع ابهام نترسید.

کارمندان شما می خواهند اهداف شما و نقش آنها را در حالی که به سمت فرآیندهای خودکار کار می کنید، درک کنند. استعدادها و مهارت‌ های منحصر به‌ فردی را که در سازمان به ارمغان می‌آورید برجسته کنید و تکرار کنید که بسیاری از چیزهای مهم با فناوری قابل انجام نیستند.

آموزش اتوماسیون اداری

هنگامی که تیم شما برای پذیرش اتوماسیون اداری آماده شد، نوبت به آن رسیده که آموزش های اتوماسیون اداری را به مجموعه های مختلف ارائه کنید. استفاده از روش های مختلف بر اساس دانش فعلی به شما در تلاش های آینده کمک خواهد کرد.

• به کارمندان خود اطلاع دهید که بر اساس دانش فعلی شان، مورد قضاوت قرار نمی گیرند و هدف نهایی شما حمایت از آنها با آموزش هایی است که برای تقویت موفقیت بلند مدت آنها طراحی شده است. برای هر اتوماسیون، آموزشی ارائه دهید و یک خط مشی را برای بررسی بازخورد ها در نظر بگیرید. برای کمک به شبکه‌ سازی تیم‌ های خود، آموزش گروهی اجرا کنید، اما فقط از افرادی استفاده کنید که ممکن است به همان اندازه با فناوری در محل آشنا باشند.
• آموزش الکترونیکی را در نظر بگیرید تا کارمندان بتوانند با سرعت خودشان یاد بگیرند. همه نمی توانند با تماشا کردن یاد بگیرند. برخی از کارمندان ممکن است برای تسلط بر مهارت های خاص مرتبط با فناوری به زمان بیشتری نیاز داشته باشند.
• به کارمندان خود یادآوری کنید که یادگیری مهارت های جدید برای بسیاری از افراد زمان می برد و قصد دارید از کسانی که به کمک بیشتری نیاز دارند حمایت شخصی ارائه دهید.

ارتقا مهارت

وقتی کارمندان جنبه های بالقوه اتوماسیون اداری را فرا گرفتند، از استفاده آن در عملیات روزانه خود هیجان زده خواهند شد. حتی پس از تسلط بر اصول اولیه، اگر تیم شما نیاز به آموزش اضافی برای اتوماسیون خاص دارد، دوره های ارتقاء مهارت را ارائه دهید. ارتباطات را باز نگه دارید و به کارکنان خود یادآوری کنید که مهارت های آنها برای ادامه موفقیت تجاری چقدر مهم است.

مهم است که هنگام استفاده از فناوری‌های اداری جدید ذهنی باز داشته باشید. همانطور که سازمان شما یک استراتژی اتوماسیون را توسعه می دهد، ایجاد یک برنامه برای ارزیابی توانایی کارکنان شما برای سازگاری بسیار مهم است. برخی نقش‌ها ممکن است نیاز به ارزیابی مجدد و اضافه کردن کارکنان داشته باشند تا اتوماسیون موفق‌تر شود.

بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزار Kisi

رشد تیم شما به معنای استقبال از کارمندان جدید است، اما حضور کارکنان وقت گیر است. همچنین دسترسی کارکنان به ساختمان‌ها، دفاتر و سایر شعبه های شمار می تواند زمان زیادی نیاز داشته باشد.

Kisi به شما این امکان را می دهد که دسته ای از کارمندان جدید اضافه کنید، دسترسی را از طریق تلفن خود فراهم کرده یا لغو کنید و اطمینان حاصل کنید که استخدام کنندگان جدید دسترسی لازم برای شروع فوری کار را دارند. یک دنباله حسابرسی دیجیتال کامل، سوابق مهمی را فقط در صورتی که در آینده به آنها نیاز داشته باشید، فراهم می کند.

نرم افزار Zapier

Zapier یک ابزار اتوماسیون ساده می باشد که ممکن است به هر کسب و کاری در صرفه جویی در زمان و هزینه و در عین حال بهبود بهره وری کمک کند. این یک ابزار مبتنی بر وب است که به کاربران اجازه می دهد چندین برنامه آنلاین را برای خودکارسازی عملیات و گردش کار به هم متصل کنند. این پلتفرم به کاربران اجازه می دهد تا با پیوند دادن دو یا چند برنامه با محرک ها و اقدامات، «Zap» یا فرآیندهای خودکار را بسازند. شما می توانید صدها اتوماسیون مانند این را با استفاده از Zapier برای خودکار سازی عملیات دستی تکراری و صرفه جویی در زمان برای پیگیری های سازنده تر ایجاد کنید.

نرم افزار Xero

با گسترش شرکت شما، حسابداری اهمیت بیشتری پیدا می‌کند، که در صورت محدود بودن منابع، همیشه مشکل در این بخش وجود خواهد داشت. نرم افزار Xero با ارائه صورتحساب خودکار، پرداخت های برنامه ریزی شده و راه حل های نظارت بر جریان نقدی به کاهش کار حسابداری کمک می کند. علاوه بر این، به دلیل ویژگی های امنیتی و انطباق، دسترسی و رابط کاربر پسند، یک پلتفرم ایمن و کارآمد برای دفاتر خانوادگی در هر اندازه است.

نرم افزار SeaFile

اقدامات لازم را انجام دهید تا مطمئن شوید که هرگز فایل دیگری را از دست ندهید. Seafile به طور مداوم از داده های شما در فضای ابری با استفاده از یک راه حل همگام سازی که قابل اعتماد، خودکار و در پس زمینه کار می کند، نسخه پشتیبان تهیه می کند. به لطف عکس‌های فوری و تاریخچه‌های کتابخانه، می‌توانید هر آنچه را که نیاز دارید بازیابی و فعال کنید.

1. نرم افزار اتوماسیون اداری شماران سیستم (ShAuto)

نرم افزار اتوماسیون اداری شماران سیست که با نام شاتو نیز شناخته می شود، می تواند تمامی نیاز های شما را با توجه به سیستم کاری در مجموعه خودتان در خود داشته باشد. قابلیت استفاده همزمان از نسخه تحت وب و ویندوز یکی از قابلیت های این نرم افزار می باشد که کار شما را ساده تر از قبل کرده. شما می توانید تمامی بخش های اتوماسیون خود را در این نرم افزار یکپارچه کنید و در یک سیستم جامع از آنها استفاده کنید.

 

اتوماسیون اداری چیست و چگونه کار را خودکار می کند؟